Politique de gestion des données personnelles
Présentation générale
La présente note a pour objet d’informer les usagers sur le traitement de leurs données personnelles par la Mairie de Batz-sur-Mer, ainsi que des droits dont ils bénéficient en la matière.
Il s’agit d’une obligation légale de transparence issue du Règlement général à la protection des données (RGPD)[1], norme européenne transposée en droit français depuis 2018[2].
Définitions
Une donnée personnelle est une information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable de manière
- Directe : nom, prénom…
- Ou indirecte : numéro de sécurité sociale, voix, plaque d’immatriculation….
- À partir d’une seule donnée : photo…
- Ou du croisement d’un ensemble de données : une femme de tel âge vivant à telle adresse, née tel jour et membre de telle association (faisceau d’indice qui permet de remonter à l’individu)
Un traitement de données : toute opération ou tout ensemble d'opérations appliquées à des données ou ensembles de données à caractère personnel, telles que
- la collecte
- l'enregistrement
- la modification
- la consultation
- l'utilisation
- la communication par transmission
- la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition
- la destruction…
Responsable de traitement
Le responsable de traitement est la Mairie de Batz-sur-Mer.
Bases légales, finalités et durées de conservation des traitements
La base légale d’un traitement est ce qui donne juridiquement le droit à un organisme de traiter des données personnelles. Il y a six bases légales différentes et chacune implique des droits différents pour la personne concernée.
La finalité d’un traitement est l’objectif pour lequel le traitement a été mis en place. Les données personnelles sont forcément collectées dans un but précis.
La durée de conservation des données personnelles : il s’agit du cycle de vie de la donnée au sein de l’agglomération.
Direction Générale
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Gestion des précontentieux, contentieux | Pour le traitement des contentieux/ précontentieux et des questions juridiques |
Fins légitimes
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Conservation | Direction générale, Avocats en défense, instances judiciaires, prestataire informatique |
Plan communal de sauvegarde | Elaborer le plan communal de sauvegarde pour faire face aux situations d’urgence | Obligation légale (article L. 731-3 du code de la sécurité intérieure) |
Mise à jour régulière | Direction générale, prestataire informatique |
Télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité*
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Soumettre les actes pris par la commune au contrôle de conformité du préfet | Obligation légale (articles L. 2131-1 et suivants du Code générale des collectivités territoriales) |
Conservation |
DGS, Préfecture, prestataire informatique |
*Récolte indirecte par les actes soumis au contrôle de légalité
Secrétariat général
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Gestion des demandes de rendez-vous avec des tiers | Transmettre les demandes de rendez-vous aux personnes concernées |
Fins légitimes
|
2 ans puis destruction |
Secrétariat général, prestataire informatique |
Base de données élus | Contacter, inviter, informer les élus |
Fins légitimes
| Mise à jour régulière | Secrétariat général, CapAtlantique, Préfecture, prestataire informatique |
Gestion du courrier | Assurer un suivi des courriers arrivés ou partis
Acheminement du courrier à la ou les personnes concernées |
Fins légitimes |
5 ans puis destruction |
Secrétariat général, prestataires informatiques |
Conservation d’archives* |
Traitement des archives (gestion des versements, des éliminations, description des archives) |
Obligation légale | Destruction des dossiers une fois leur durée d’utilité administrative atteinte |
Secrétariat général, prestataire informatique |
*Récolte indirecte via les documents archivés
Finances
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Comptabilité générale |
Verser le paiement des factures et émettre des titres de recettes |
Exécution d’un contrat | Factures : 11 ans puis destruction
Grands livres comptables : Conservation |
Finances, Ressources humaines, DGFIP, prestataire informatique |
Mise en recouvrement de redevances |
Suivi de la facturation des services publics payants et de la domanialité |
Exécution d’un contrat |
10 ans puis destruction | Finances, service enfance, médiathèque, office de tourisme, police municipale, service population, service communication, secrétariat général, DGFIP, prestataire informatique |
Gestion des sinistres | Demander une indemnisation aux assureurs ou aux tiers | Exécution d’un contrat |
Conservation | Direction générale, service finances, assurances, DGFIP, prestataires informatiques |
Gestion des fichiers de fournisseurs |
Travailler avec les fournisseurs, leur passer des commandes et effectuer les règlements |
Exécution d’un contrat | Factures : 10 ans puis destruction
Liste des fournisseurs : Mises à jour régulières | Service finances, services techniques, service communication, office de tourisme, médiathèque, secrétariat général |
Rôle des impôts locaux* | Avoir une vision des bases fiscales des biens immobiliers de la commune | Mission d’intérêt public |
Conservation | Direction général, service finances, service urbanisme, DGFIP |
Gestion des demandes de fournitures | Suivi des commandes des services | Fins légitimes | 1 an puis destruction | Mairie, fournisseurs, prestataire informatique |
*Récolte indirecte via la DGFIP (nom, prénom, adresse ; date et lieu de naissance, parcelles cadastrales)
Police municipale
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Gestion des occupations du domaine public et droits de place | Gestion des droits de place des marchés hebdomadaires, cirque, terrasses… |
Mission d’intérêt public |
5 ans puis destruction | Police municipale, Direction générale, prestataires informatiques |
Verbalisation PV électronique | Verbalisation des infractions contraventionnelles | Mission d’intérêt public | 10 ans puis destruction | Police municipale, prestataires informatiques, ANTAI |
Vidéoprotection |
Sécurité des personnes et des biens |
Mission d’intérêt public |
1 mois | Maire, police municipale, élu à la sécurité, CapAtlantique |
Main courante | Recueillir les déclarations et les consigner dans le registre | Mission d’intérêt public |
Conservation | Maire, police municipale, gendarmerie, prestataire informatique |
Gestion du stationnement réglementé sur secteurs | Autoriser les riverains à stationner dans une zone règlementée |
Mission d’intérêt public |
Mise à jour régulière |
Police municipale, prestataire informatique |
Gestion des infractions pénales |
Dresser les PV des infractions pénales |
Mission d’intérêt public |
Conservation | Police municipale, CapAtlantique, préfecture, ANTAI, prestataire informatique |
Habitat indigne |
Déterminer les logements qui ont besoin d’un suivi |
Mission d’intérêt public |
2 ans puis destruction | Police municipale, CCAS, DGS, CapAtlantique, préfecture, ARS, CAF |
Fourrière | Mise en fourrière du véhicule en cas d’infraction | Mission d’intérêt public | 1 an puis destruction | Police municipale, fouriériste |
Liste de contacts alerte | Prévenir les établissements qui reçoivent du public en cas d’alerte météo ou accident |
Mission d’intérêt public |
Mise à jour régulière | Police municipale, élu d’astreinte, agent de service technique d’astreinte, prestataire informatique |
Opération tranquillité vacances |
Surveiller les maisons des usagers lorsqu’ils sont en vacances |
Mission d’intérêt public | Demande d’inscription et fiche d’intervention : 2 ans Bilan de l’opération de sécurité : Conservation |
Police municipale, prestataire informatique |
Licence Taxi | Lister les personnes ayant une licence de taxi | Mission d’intérêt public | Mise à jour régulière | Police municipale, préfecture, prestataire informatique |
ERP | Assister aux visites périodiques obligatoires des ERP Effectuer les arrêtés d’autorisation d’ouverture et de poursuite d’activité |
Mission d’intérêt public |
Mise à jour régulière | Police municipale, services techniques et urbanisme, DSIS, sous-préfecture, prestataire informatique |
Vacations funéraires* | Poser des scellés sur les cercueils | Mission d’intérêt public | Conservation | Police municipale, prestataire informatique |
Autorisation de branchements provisoires | Autoriser les gens du voyage à se raccorder à l’électricité | Mission d’intérêt public | 2 ans puis destruction | Police municipale, prestataire informatique |
Divagation animaux** |
Envoyer un courrier en cas d’animaux en divagation pour prévenir le propriétaire | Obligation légale (article L2212-2 du code général des collectivité territoriales) |
Simple accès |
Police municipale, prestataire informatique |
Demande de nettoyage de terrain*** | Demander aux usagers de nettoyer leur terrain pour éviter les incendies, prolifération de rats… | Obligation légale (article L2212-2 du code général des collectivité territoriales) |
Simple accès |
Police municipale, prestataire informatique |
Vente de sel | Autoriser de vendre du sel aux abords des routes | Mission d’intérêt public | 1 an puis destruction | Police municipale, prestataire informatique |
Détecteur de métaux | Autoriser les usagers à faire de la détection de métaux sur les plages de la commune |
Mission d’intérêt public |
Mise à jour régulière |
Police municipale, prestataire informatique |
Objets trouvés |
Gestion des objets trouvés et perdus |
Mission d’intérêt public | Objets : voir l’arrêté municipal Registre de suivi : 3 ans puis destruction |
Police municipale, prestataire informatique |
Rapport d’information | Retranscrire les faits qui se sont réalisés sur la commune |
Mission d’intérêt public |
Conservation | Police municipale, élus, Maire, gendarmerie, assurances, prestataire informatique |
Livret maniement des armes | Suivi des formations des agents au maniements des armes | Obligation légale |
Conservation | Police municipale, CNFPT, préfecture |
Registre des cartes professionnelles | Identifier l’agent de police | Obligation légale | Conservation | Police municipale |
Registre de prise en compte de l’armement individuel et collectif |
Registre de l’attribution de l’armement |
Obligation légale |
Conservation |
Police municipale
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*Récolte indirecte via les pompes funèbres et le service Etat civil (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance/décès du défunt et de la personne référente, lien avec le défunt)
**Récolte indirecte via l’ICAD (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, téléphone, nom/prénom du conjoint)
***Récolte indirecte via le webSIG (nom, prénom, adresse, date de naissance, téléphone, nom/prénom conjoint)
Communication – Vie évènementielle – Vie associative
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Nouveau arrivants | Accueillir les nouveaux arrivants dans la commune |
Mission d’intérêt public |
Mise à jour régulière | Service communication-vie évènementielle-vie associative, prestataire informatique |
Site internet | Recueillir les demandes des usagers | Mission d’intérêt public | 1 à 2 ans puis destruction | Service communication-vie évènementielle-vie associative |
Vente au déballage | Autoriser la vente de marchandises dans des endroits non destinés à la vente au public |
Mission d’intérêt public |
2 ans puis destruction | Service communication-vie évènementielle-vie associative, gendarmerie |
Débits de boissons | Autoriser une association de manière temporaire ou un établissement à vendre de l’alcool |
Mission d’intérêt public | Débit de boisson temporaire : 5 ans puis destruction Licence : Conservation | Service communication-vie évènementielle-vie associative, gendarmerie |
Location des salles municipales, véhicules et matériels |
Gestion des réservations des salles municipales, matériels, véhicules | Pour les agents/élus : fins légitimes
Pour les usagers, associations, prestataires : Exécution d’un contrat |
2 ans puis destruction |
Service communication-vie évènementielle-vie associative, prestataire informatique |
Gestion des comptes des réseaux sociaux | Interactions (publiques et messageries privées) avec les abonnés et les autres utilisateurs des plateformes |
Mission d’intérêt public |
Simple accès | Service communication-vie évènementielle-vie associative, prestataires informatiques |
Gestion des évènements institutionnels | Envoyer des invitations à des évènements et organiser les évènements |
Mission d’intérêt public |
Mise à jour régulière | Service communication-vie évènementielle-vie associative, prestataire informatique |
Gestion des associations | Gestion quotidienne des relations avec les associations |
Mission d’intérêt public |
10 ans puis destruction | Service communication-vie évènementielle-vie associative, prestataire informatique |
Direction enfance, Jeunesse et affaires scolaires
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Dérogations scolaires | Autoriser l’inscription d’un enfant dans un autre établissement scolaire que celui de son lieu de résidence | Mission d’intérêt public | Tri 10 ans après la fin de suivi | Direction enfance jeunesse, directeur de l’école, Ministère de l’éducation nationale |
Direction des services techniques
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Gestion des permissions de travaux |
Autoriser les entreprises à effectuer des travaux sur les voies de la commune |
Mission d’intérêt public | DICT et demandes de travaux : 10 ans puis destruction
Arrêtés de voirie : 5 ans puis destruction |
Direction des services techniques |
Occupation temporaire du domaine public | Gestion des autorisations d’occupation temporaire du domaine public et des droits de place | Mission d’intérêt public |
5 ans puis destruction |
Direction des services techniques |
Base de données fournisseurs, prestataires et concessionnaires |
Contacter les collaborateurs |
Fins légitimes
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Mise à jour régulière
| Direction des services techniques, police municipale |
Gestion des interventions | Répondre aux demandes des usagers ou des services pour effectuer des travaux de voiries | Mission d’intérêt public |
2 ans puis destruction | Direction des services techniques, prestataires techniques, prestataires informatiques |
Nids de frelon | Détruire les nids de frelon chez les particuliers | Mission d’intérêt public |
1 an puis destruction | Direction des services techniques, prestataire |
Service urbanisme
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Commission communale des impôts directs* |
Déterminer la valeur locative des biens de la commune
| Obligation légale (article 1503 du code général des impôts) |
Conservation |
Service urbanisme, membres de la CCID |
Gestion des autorisations du droit des sols |
Instruction des autorisations d’urbanisme |
Mission d’intérêt public | Les certificats d’urbanismes sont conservés 5 ans, les déclarations préalables de travaux 10 ans, et les permis de construire et permis d’aménager sont conservés sans suppression |
Service urbanisme, CapAtlantique, service départemental de l’architecture, SDIS, DDTM, prestataire informatique |
Acquisitions et cessions foncières |
Réaliser une acquisition, une cession ou un échange de terrain avec un particulier |
Exécution d’un contrat |
Conservation
| Direction des services techniques, Direction générale, élus en charge des dossiers traités, bureaux d’études, notaires, géomètres, architectes, CapAtlantique, prestataire informatique |
Arrêtés d’alignement | Effectuer le bornage de terrains et délivrer les arrêtés d’alignement |
Mission d’intérêt public |
Conservation
| Service urbanisme, services techniques, notaires, géomètres, prestataire informatique |
Certificats de numérotage
| Donner un numéro de voirie aux parcelles situées sur le territoire communal |
Mission d’intérêt public |
Conservation | Service urbanisme, cabinets notariaux, prestataire informatique |
Gestion des subventions | Fournir les subventions aux bénéficiaires | Mission d’intérêt public | 10 ans puis destruction | Service urbanisme, service comptabilité |
*Récolte indirecte par CCID (nom, prénom, adresse)
Marchés publics
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Passation dématérialisée des marchés publics et délégation de services publics | Pour la passation : Analyser les documents nécessaires au classement des entreprises pour l’attribution des marchés
Pour l’exécution : Suivi administratif et financier du marché |
Exécution d’un contrat | Offres non retenues : Destruction au terme de 5 années
Offres retenues : Marchés récurrents de services, de fournitures : - Conservation définitive des marchés spécifiques (liés au territoire ou intéressant l’histoire) - Conservation 10 ans après le solde puis destruction de tous les autres marchés (toutes les pièces)
Marchés de travaux - Conservation des marchés de gros travaux : bâtiments existants, gros aménagements intérieurs et extérieurs - Tri des marchés de voirie : Conservation des plans de récolement, destruction des autres pièces |
Direction générale, service finances, service marchés publics, prestataire informatique |
Ressources humaines
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Recrutement | Réception et enregistrement des candidatures
Gestion des procédures de recrutement
Gestion du contentieux | Réception et enregistrement des candidatures et Gestion des procédures de recrutement : Exécution d’un contrat
Gestion du contentieux : Fins légitimes |
Réception et enregistrement des candidatures et Gestion des procédures de recrutement : DUA de 2 ans puis destruction
Gestion du contentieux : DUA de 10 ans puis Tri |
Maire, Ressources humaines, CDG44, trésorerie |
Accueil – Etat civil – Cimetière
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Gestion des cimetière | Gestion des concessions et des inhumations |
Exécution d’un contrat |
Conservation | Direction des services à la population, Direction générale, pompes funèbres, prestataire informatique |
Gestion des listes électorales | Gestion et mise à jour des listes électorales Préparation des scrutins Gestion de la commission de contrôle | Obligation légale (articles L.16 et suivants du code électoral) | Conservation des listes électorales et des PV, DUA de 5 ans puis destruction pour le reste | Direction des services à la population, Direction générale Préfecture, commission de contrôle des listes électorales, prestataires informatiques |
Attestation d’accueil | Héberger un étranger non européen pour un séjour touristique de moins de 3 mois |
Mission d’intérêt public |
5 ans puis destruction |
Service Accueil, préfecture, prestataires informatiques |
Jurés d’assises* | Tirer au sort les personnes susceptibles de siéger au jury d’assises | Obligation légale (article 261 du code de procédure pénale) |
Conservation | Direction des services à la population, Direction générale, Cour d’assise, prestataire informatique |
*Récolte indirecte par la liste électorale (nom, prénom, adresse, date de naissance)
CCAS
Traitements | Finalités | Bases légales | Durées de conservation | Accès aux données |
Aides légales et facultatives | Gestion des aides légales et facultatives | Mission d’intérêt public | Tri 10 ans après la fin de suivi | CCAS, Conseils départementaux concernés, prestataire informatique |
Registre des personnes vulnérables | Pouvoir contacter les personnes vulnérables lors de la survenue d’évènements à caractère dangereux |
Mission d’intérêt public |
Mise à jour régulière |
CCAS, élus concernés, prestataire informatique |
Domiciliation postale | Recevoir le courrier au CCAS pour une personne sans domicile stable | Mission d’intérêt public | 5 ans puis destruction |
CCAS |
Colis résidents EPHAD | Envoyer un colis de fin d’année aux personnes concernées | Mission d’intérêt public |
Mise à jour régulière | Direction des services à la population, CCAS, Ressources humaines, prestataire informatique |
Demandes de logement social | Gestion des demandes de logement social | Mission d’intérêt public | 2 ans puis destruction | CCAS, prestataire informatique |
Droits des personnes concernées
Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation du traitement de vos données.
Si la base légale est l’exécution d’un contrat, vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité de vos données. Si la base légale du traitement est la mission d’intérêtpublic ou l’intérêt légitime, vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données.
Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits. Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données par voie électronique : dpo.batzsurmer@cap-atlantique.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « informatique et libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.